Rozmowa o modernizacji magazynu, konsolidacji procesów i projektowaniu intralogistyki pod dalszy wzrost.
Wywiad z Łukaszem Białkiem, Członkiem Zarządu i Dyrektorem Operacyjnym w Intralog, odpowiedzialnym za obszar techniczny.
Wyobraźmy sobie taką sytuację:
Twoja firma rośnie. Zamówień przybywa. Pojawia się naturalna potrzeba wynajęcia kolejnej hali, zwiększenia liczby pracowników oraz reorganizacji poszczególnych procesów. Na pierwszy rzut oka wszystko przebiega sprawnie. Problem pojawia się wtedy, gdy coraz większa część energii organizacji przestaje być przeznaczana na rozwój biznesu, a zaczyna skupiać się na utrzymaniu bieżącej płynności operacyjnej.
Doświadczenie Intralog pokazuje, że wraz ze wzrostem organizacji firmy zaczynają tracić nie tylko przestrzeń magazynową, lecz przede wszystkim kontrolę nad płynnością operacji. Kolejne hale rozwiązują problem doraźnie, jednocześnie zwiększając złożoność procesów.
W tym miejscu warto zadać sobie pytanie: kiedy modernizacja obecnego magazynu nadal ma sens, a kiedy organizacja powinna zacząć przygotowywać się do konsolidacji operacji i budowy nowego obiektu?
W rozmowie z Łukaszem Białkiem rozmawiamy o najczęstszych problemach pojawiających się podczas skalowania operacji magazynowych:
- Po czym poznać, że magazyn zaczyna ograniczać rozwój?
- Dlaczego firmy wpadają w pułapkę rozproszonych operacji?
- W którym momencie kolejna hala przestaje rozwiązywać problem?
- Jakie błędy najczęściej pojawiają się podczas skalowania infrastruktury logistycznej?
Jeśli Twoja organizacja stoi dziś przed decyzją o modernizacji, rozbudowie lub reorganizacji i chce zrobić to mądrze, ten materiał jest właśnie dla Ciebie.
Karolina Białas, Marketing Business Partner: Łukaszu, porozmawiajmy o momencie, w którym magazyn przestaje wspierać rozwój firmy i zaczyna być operacyjnym ograniczeniem. Jakie sygnały najczęściej pokazują, że infrastruktura przestaje nadążać za skalą biznesu?
Łukasz Białek, Dyrektor Techniczny Intralog: Gdybym miał odpowiedzieć na Twoje pytanie jednym zdaniem, powiedziałbym, że jednym z pierwszych sygnałów jest konieczność wynajmowania kolejnych przestrzeni magazynowych. Najczęściej wynika to z pojawiających się ograniczeń przepustowości. Zaczyna brakować miejsc paletowych, strefa wysyłkowa przestaje nadążać za liczbą zamówień, a przepływ towarów pomiędzy poszczególnymi procesami traci płynność. Oczywiście, firmy wynajmują wtedy dodatkową halę, przenoszą część operacji lub reorganizują wybrane strefy magazynowe. Początkowo takie działania rzeczywiście pomagają. Problem pojawia się wtedy, gdy kolejne lokalizacje zaczynają generować więcej pracy organizacyjnej niż realnych korzyści operacyjnych. W pewnym momencie firma skupia się bardziej na utrzymaniu spójności działań niż na dalszym skalowaniu biznesu.
Wspomniałeś o rozproszeniu operacji pomiędzy wieloma lokalizacjami. Jakie problemy najczęściej zaczynają pojawiać się w takim modelu pracy?
Najczęściej rosną koszty związane z transportem, koordynacją procesów oraz obsługą przepływu towarów pomiędzy magazynami. Finalnie obsługa całego tego układu staje się jedną z największych bolączek organizacji. Dlatego w wielu przypadkach bardziej efektywnym rozwiązaniem okazuje się konsolidacja operacji pod jednym dachem. Duży magazyn pozwala elastyczniej zarządzać przestrzenią, procesami oraz organizacją pracy w zależności od aktualnego obciążenia poszczególnych stref.
Kiedy w takim razie organizacja powinna zacząć myśleć o konsolidacji operacji i nowym obiekcie, a kiedy nadal warto modernizować obecną infrastrukturę?
To przede wszystkim kwestia skali wzrostu oraz tego, z czego realnie wynika problem operacyjny. Jeżeli firma rośnie o 20–30% rok do roku, a obecny magazyn przestaje mieścić nowe operacje, wciąż można próbować go modernizować. Natomiast w momencie, gdy organizacja działa już w czterech magazynach i pojawia się potrzeba uruchomienia piątej lokalizacji, warto poważnie rozważyć konsolidację operacji w jednym miejscu. Wynajmowanie wielu mniejszych przestrzeni bardzo szybko zwiększa koszty operacyjne. Dlaczego? Bo każda lokalizacja wymaga osobnego sprzętu, zespołu, wózków widłowych oraz dodatkowej koordynacji procesów i transportu pomiędzy obiektami. W wielu przypadkach bardziej efektywnym rozwiązaniem okazuje się organizacja operacji na przykład w hali o powierzchni 45 000 metrów kwadratowych. Taki model pozwala elastyczniej zarządzać zarówno przestrzenią, jak i organizacją pracy. Nie ma konieczności utrzymywania rozproszonej infrastruktury logistycznej.
A kiedy możemy myśleć jeszcze o modernizacji magazynu?
Na modernizację decydujemy się wtedy, kiedy biznes jest stosunkowo stabilny, a magazyn zaczyna tracić wydajność pod kątem przepustowości i płynności procesów. W wielu przypadkach problem nie dotyczy jeszcze samej powierzchni magazynu. Ograniczeniem zaczyna być konkretny etap operacji, układ stref albo sposób organizacji przepływu towarów. W takich sytuacjach nie ma jeszcze potrzeby budowy nowego obiektu. Dużo większy efekt przynosi optymalizacja procesów oraz reorganizacja obecnej infrastruktury.
Czy możesz podać przykład projektu realizowanego przez Intralog, w którym zamiast budowy nowego magazynu zdecydowaliście się właśnie na modernizację procesów?
Przykładem z naszego doświadczenia jest firma DTW. Realizowali wysyłkę w oparciu o magazyn wyposażony w około 60 stanowisk do pakowania. Proces wyglądał bardzo prosto. Pracownicy odkładali gotowe produkty na taśmociąg, a następnie cztery lub pięć osób ręcznie sortowało każdą paczkę na podstawie etykiet kurierskich i odkładało ją na odpowiednią paletę. Przy wolumenie około 2000 przesyłek dziennie system działał poprawnie. Problem pojawił się w momencie, gdy liczba wysyłek zaczęła dynamicznie rosnąć. Najpierw do 5000, później 10000, a następnie 15000 przesyłek dziennie. Firma próbowała zwiększać zasoby ludzkie. Zespół odpowiedzialny za sortowanie został zwiększony z czterech do dwunastu osób, jednak problem nadal się pogłębiał. Pojawiało się coraz więcej błędów i pomyłek.
Jakie rozwiązanie wdrożyliście?
Modernizacja polegała na wdrożeniu automatycznego sortera. Paczki były mechanicznie rozsuwane, skanowane i automatycznie kierowane do odpowiednich stref. Efekt był praktycznie natychmiastowy. Liczba pomyłek spadła niemal do zera, a wydajność wzrosła z około 2 000 paczek dziennie do około 2 000 paczek na godzinę. Dzięki temu klient jest dziś w stanie obsłużyć nawet 48000 przesyłek na dobę przy pracy na trzy zmiany, uzyskując bardzo duży bufor rozwojowy na kolejne lata. Zawsze staramy się projektować rozwiązania z odpowiednim zapasem wydajności, oczywiście w granicach budżetu klienta.
Czy dobrze zaprojektowana modernizacja może znacząco wydłużyć moment, w którym firma będzie musiała myśleć o budowie nowego magazynu?
Na pewien czas tak. Jeżeli jednak firma stale rośnie o 20–30% rocznie, to naturalnym etapem rozwoju będzie w pewnym momencie przeprowadzka do znacznie większego obiektu. Trzeba też rozróżnić modele biznesowe. Firmy działające jako operatorzy 3PL, na przykład fulfillment e-commerce, zazwyczaj podpisują kilkuletnie kontrakty i dostosowują operacje do określonych wolumenów. W ich przypadku modernizacja bardzo często dotyczy konkretnego okresu współpracy. Inaczej wygląda to w organizacjach działających na własne potrzeby, jak choćby firmy posiadające własny, przewidywalny produkt i stabilny model sprzedaży. Tam dużo częściej dochodzi do rozbudowywania oraz ulepszania obecnego obiektu zamiast przenoszenia operacji do nowej lokalizacji. Natomiast przy bardzo dynamicznie rosnącym biznesie sama modernizacja jest najczęściej rozwiązaniem przejściowym. W pewnym momencie skala operacji i tak wymusi dalszą rozbudowę infrastruktury.
A czy modernizacja magazynu zawsze oznacza dużą inwestycję?
Niekoniecznie. Wiele usprawnień można wdrożyć stosunkowo niewielkim kosztem. Dobrym przykładem jest rozładunek kontenerów. Wdrażając elastyczne przenośniki teleskopowe czy rozciąganki, można znacząco przyspieszyć obsługę napływających towarów bez konieczności budowy stałej infrastruktury zewnętrznej. To właśnie przykład prostych, ale bardzo efektywnych modernizacji niskokosztowych.
Jakie jeszcze inne stosunkowo niskokosztowe usprawnienia można dziś wdrażać etapowo, bez konieczności budowy nowego obiektu?
Coraz częściej są to częściowe automatyzacje wybranych stref magazynowych. Automatyczne przyjęcie i sortowanie towarów pozwala uwolnić zasoby pracownicze do innych procesów. W strefach składowania bardzo dobrze sprawdzają się układnice automatycznie odkładające i pobierające zasoby z regałów. Dzięki temu organizacja nie musi opierać całego procesu wyłącznie na tradycyjnych wózkach widłowych i dodatkowym zatrudnianiu certyfikowanych operatorów. Wdrażane są również rozwiązania wspierane przez roboty autonomiczne, które potrafią samodzielnie pobierać konkretne elementy z regałów i dostarczać je do kompletowanego zamówienia. Co ważne, wszystkie te rozwiązania można wdrażać etapowo w ramach obecnie funkcjonującego magazynu.
A co w sytuacji, gdy firma musi już dziś wdrażać optymalizacje i zwiększać wydajność operacji, ale jednocześnie wie, że obecny magazyn będzie rozwiązaniem jedynie na najbliższe dwa lub trzy lata?
To bardzo częsty scenariusz. Wielu klientów już na początku zakłada, że obecna lokalizacja będzie rozwiązaniem jedynie przejściowym. Na takich właśnie założeniach opierają się nasze rozmowy projektowe z klientami. Wówczas kluczowe staje się zaprojektowanie systemów z myślą o przyszłej relokacji i dalszym skalowaniu operacji. W Intralog już na etapie wdrożenia tworzymy rozwiązania modułowe, które można w przyszłości rozbudowywać, rekonfigurować i przenosić do nowych obiektów. To oznacza, że infrastruktura projektowana dziś pod aktualne moce przerobowe nie traci swojej wartości po zmianie lokalizacji. System może zostać zdemontowany, przewieziony i ponownie zaimplementowany w nowej hali w zupełnie innym układzie operacyjnym.
Możesz podać przykład?
Oczywiście. System projektowany dziś przykładowo w układzie litery „L” może zostać po demontażu przewieziony do nowego obiektu i ponownie wdrożony jako zmodyfikowany układ w kształcie litery „C”, dostosowany do zupełnie nowego layoutu hali oraz większej skali operacji. To właśnie przewaga systemów modułowych. One nie „starzeją się” wraz z opuszczeniem jednego magazynu. Można je płynnie rozbudowywać i dostosowywać do kolejnych etapów rozwoju organizacji. W praktyce oznacza to, że baza sprzętowa obsługująca dziś przykładowo 500 kuwet na godzinę może zostać w przyszłości rozbudowana do systemu obsługującego nawet 1200 kuwet na godzinę, bez konieczności projektowania całej infrastruktury od początku.
Czyli kluczowa staje się dziś elastyczność systemów. Wcześniej wspomniałeś, że przy dynamicznym wzroście nowa lokalizacja często staje się nieunikniona. Przed jakimi błędami przestrzegasz firmy na etapie projektowania nowego magazynu?
Jednym z największych błędów jest kopiowanie starego modelu operacyjnego do nowej przestrzeni 1:1. Nowy magazyn oznacza zupełnie inne warunki. Bardzo często firmy projektują magazyn w oparciu o aktualny układ procesów, zamiast zacząć od określenia docelowej przepustowości i skali operacji, którą chcą osiągnąć. Kolejnym błędem jest również wybór lokalizacji bez wcześniejszej analizy lokalnego rynku pracy. Organizacje bardzo często zakładają, że pracownicy automatycznie przeniosą się do nowego obiektu. W praktyce wygląda to zupełnie inaczej.
Czyli problem może pojawić się jeszcze zanim organizacja rozpocznie właściwą relokację?
Dokładnie. Kolejnym wyzwaniem jest zaplanowanie przeprowadzki operacji. Znam przypadki klientów, którzy w ciągu jednego weekendu potrafili przenieść cały biznes do hali o powierzchni 40 tysięcy metrów kwadratowych. W piątek kończyli pracę w starym obiekcie, a w poniedziałek uruchamiali operacje w nowej lokalizacji bez przerywania ciągłości dostaw dla klientów. To jednak wymaga perfekcyjnego planowania. Przenoszenie operacji „na żywioł”, bez wcześniejszego przygotowania infrastruktury, systemów IT, regałów czy automatyki, generuje ogromne ryzyko dla całego biznesu.
Łukaszu, mam poczucie, że moglibyśmy rozmawiać o tych błędach jeszcze bardzo długo, bo za każdą taką decyzją stoi ogromna złożoność procesów, ludzi i całego modelu operacyjnego. Z naszej rozmowy wyraźnie jednak wynika jedno: skuteczna intralogistyka zaczyna się dużo wcześniej niż na etapie samego zakupu regałów czy automatyki. Wymaga spojrzenia szerzej, długoterminowo i przede wszystkim z perspektywy dalszego rozwoju organizacji.
Zdecydowanie tak. W intralogistyce każda decyzja dotycząca procesów, infrastruktury czy automatyzacji wpływa na to, jak organizacja będzie funkcjonować za kilka kolejnych lat. Dlatego tak duże znaczenie ma dla nas projektowanie systemów elastycznych, skalowalnych i gotowych na dalszy rozwój biznesu.
Dziękuję za rozmowę!
Dziękuję.
Jeśli Twoja organizacja stoi dziś przed decyzją dotyczącą modernizacji magazynu, konsolidacji operacji lub projektowania nowego obiektu, warto spojrzeć na ten proces szerzej niż wyłącznie przez pryzmat bieżących potrzeb operacyjnych.
Porozmawiaj z ekspertami Intralog i sprawdź, jak zaprojektować operacje magazynowe z myślą o dalszym skalowaniu biznesu.
NOTKA BIO ROZMÓWCY:
Łukasz Białek
Członek Zarządu i Dyrektor Operacyjny Intralog. Odpowiada za projektowanie systemów zwiększających wydajność i skalowalność operacji magazynowych. Wspiera firmy w obszarze automatyzacji, modernizacji infrastruktury oraz optymalizacji procesów logistycznych.