E-Procurement
Der Begriff E-Procurement bezieht sich auf das elektronische Wesen der Beschaffung und hilft Unternehmen, Waren und Dienstleistungen zu den niedrigsten Gesamtkosten zu organisieren. Im Optimalfall wird der gesamte Einkaufsprozess von der Planung über die Erstellung bis zur Bezahlung automatisiert.
Kurzbeschreibung
E-Procurement ist in erster Linie für Teil C oder MRO-Artikel konzipiert. In vielen Unternehmen wird der Ablauf der Lieferaktivitäten unabhängig von der Art des zu liefernden Produkts organisiert. Das bedeutet, dass für den Einkauf hochwertiger A-Artikel der gleiche Aufwand betrieben wird wie für die Beschaffung von C-Produkten. Der Bestell- und Beschaffungsprozess für das Produkt C ist jedoch im Hinblick auf den tatsächlichen Wert der zu beschaffenden Produkte ungleich teurer.
E-Procurement-Systeme haben hier eine unterstützende Funktion, indem Lieferprozesse so weit wie möglich automatisiert werden. Dies geschieht mit Hilfe der sogenannten Desktop Purchasing Systeme - einer Systemanwendung, die es ermöglicht, die Durchführung von Beschaffungsaktivitäten mit geringer strategischer Bedeutung und hohem Automatisierungsgrad zu automatisieren.
Umsetzung
Um die elektronische Lieferung von Produkten effektiv zu gestalten, ist es im Unternehmen wichtig, neben der Systemanwendung auch den Katalog der Produkte von Herstellern zu verwalten. Diese Katalogverwaltung oder Content Management ist der eigentliche Kern des E-Procurement. Hier stellen die Lieferanten ihre Produkte mitsamt der gesamten Produktspezifikation den Online-Einkäufern zur Verfügung. Allerdings ist die ständige Pflege eines solchen Produktkatalogs eine sehr arbeitsintensive und zeitaufwändige Tätigkeit. Das Wesen des Angebots über das Internet ist nur dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn die Inhalte des Katalogs ständig aktuell gehalten werden.
Verwaltung des Katalogs
Je nach Katalogpflicht gibt es drei Arten von Produktkatalogen:
- interner Katalog
Dabei werden die vom Lieferanten zur Verfügung gestellten Produktdaten und die eigenen permanenten Materialdaten des Käufers in einen eigenen, auf dem Server bereitgestellten Katalog integriert. Der Vorteil ist, dass keine Daten ohne das Wissen des Käufers verändert werden können. Durch die Zusammenführung der eigenen Produktdaten mit den Informationen der Lieferanten wird der Bestellvorgang erheblich erleichtert und auch die Zahlungsabwicklung kann einfacher erfolgen.
- externer Katalog
Bei dieser Option werden alle Daten von den Lieferanten hochgeladen und aktualisiert. Es wird davon ausgegangen, dass alle Produktdaten auf einen Server übertragen werden, den der Einkäufer beim Lieferanten nutzt. Der Vorteil liegt in den Kosteneinsparungen, da der gesamte Zeit- und Kostenaufwand von den Lieferanten getragen wird.
- elektronische Märkte
Bei dieser Form werden Angebot und Nachfrage von Käufern und Verkäufern über das Internet miteinander verknüpft. Kennzeichnend für diese Anwendung ist, dass mehrere Bieter über elektronische Marktplätze mehrere Käufer erreichen können.