Wissen Sie, wie Ihre Prozesse in Ihrem Unternehmen wirklich funktionieren? In Unternehmen des Logistiksektors, e-Commerce ür die Produktion hängt das Tagesgeschäft von Tausenden von Mikrooperationen ab: Etikettierung, Kommissionierung, reibungsloser Informationsaustausch zwischen den Abteilungen, Freigabe von Dokumenten oder Übertragung von Daten an das WMS. Tägliche Praxis Intralog zeigt, dass zwischen Theorie und Realität ein ganzes Spektrum an Chaos liegen kann. Es kommt zu Verzögerungen aufgrund unklarer Regeln für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, eines fehlenden reibungslosen Informationstransfers, der doppelten Ausführung derselben Tätigkeiten durch verschiedene Personen oder des Fehlens einer klaren Zuständigkeit für bestimmte Aufgaben.
Die Lösung? Die Erstellung einer Prozesslandkarte.
Es ist ein wirksames Instrument, das Ihnen hilft, Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen aufzuzeigen.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr:
- Was ist eine Unternehmensprozesslandkarte und wann lohnt es sich, sie einzuführen?
- Wie erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Prozesslandkarte für Ihre Organisation?
- Wie können Sie die Prozessabbildung nutzen, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern?
- Was sind die häufigsten Fehler, die Unternehmen machen, und was kann man tun, damit die Karte nicht in der Schublade landet?
Fangen wir von vorne an.
Was ist eine Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte hat die Form einer grafischen und übersichtlichen Darstellung aller Aktivitäten, Abhängigkeiten und Entscheidungspunkte innerhalb eines bestimmten Geschäftsprozesses. Die Skizze kann sich auf einen ausgewählten Bereich der Organisation beziehen, z. B. den Wareneingang, die Retourenlogistik oder administrative Prozesse.
Die Karte zeigt dies deutlich:
- alle Schritte des Prozesses (z. B. Annahme der Lieferung, Qualitätskontrolle, Übermittlung von Dokumenten),
- Inputs und Outputs, d. h. alles, was einen Prozess ausmacht (z.B. ERP-Daten, Kundenauftrag),
- Verantwortlichkeiten (der den Schritt ausführt),
- Entscheidungen und etwaige Abhängigkeiten (z. B. "Wenn das Produkt defekt ist, leiten Sie es an die Reklamation weiter").
Eine Prozesslandkarte organisiert nicht nur Ihr Wissen darüber, wie bestimmte Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen, sondern hilft Ihnen vor allem, überflüssige Arbeitsschritte, riskante Engpässe und Stellen zu identifizieren, an denen Fehler oder Verzögerungen auftreten. Auf ihrer Grundlage können Sie weitere Schritte planen, die den Waren-, Informations- und Entscheidungsfluss realistisch verbessern - sowohl in Ihrem Lager als auch auf der Ebene der gesamten Organisation.
Wie bilden Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen ab?
Einfach zu verstehen, was eine Prozesslandkarte ist, ist nur der Anfang. Ihr Wert zeigt sich erst, wenn sie auf der Grundlage realer Daten und der täglichen betrieblichen Praxis und nicht auf der Grundlage theoretischer Annahmen erstellt wird. In diesem Prozess ist es nützlich, auf die Erfahrung eines Partners zurückzugreifen, der die Realität der internen Logistik genau kennt und die Organisation durch den gesamten Veränderungszyklus begleiten kann.
Schritt-für-Schritt-Prozessmapping in 8 Schritten
1. Auswahl des zu kartierenden Gebiets
In einem ersten Schritt ist es sinnvoll, sich auf einen Schlüsselprozess in einer Organisation zu konzentrieren: z. B. den Eingang von Lieferungen im Unternehmen, die Kommissionierung, die Bearbeitung von Rücksendungen und Reklamationen, den Informationsfluss in der Kundendienstabteilung.
2. die Erhebung von Daten aus der tatsächlichen Arbeit
Der nächste Schritt besteht darin, zuverlässige Informationen darüber zu sammeln, wie der Prozess in der Praxis aussieht. Hierfür sind direkte Beobachtungen, Gespräche mit dem Betriebspersonal und die Analyse von Daten aus WMS-, ERP- oder internen Nachrichtensystemen hilfreich.
3. Identifizierung der Prozess-Inputs und -Outputs
In dieser Phase ist es wichtig zu ermitteln, was den Prozess auslöst (Input) und was sein Endergebnis darstellt (Output). Ein Beispiel: Der Input könnte ein Kundenauftrag oder eine Lieferung sein, und der Output könnte ein verpacktes Paket, ein genehmigtes Dokument oder die Übergabe der Waren an die Produktion sein.
4. Auflistung der nächsten operativen Schritte
Beschreiben Sie im nächsten Schritt jeden Schritt, aus dem der Prozess besteht: Was geschieht, wer führt ihn aus, zu welchem Zeitpunkt wird die Tätigkeit ausgeführt, mit welchen Hilfsmitteln, Systemen oder Daten wird sie durchgeführt?
5. Auswahl eines geeigneten Kartenmodells
Sobald wir ein vollständiges Bild des Prozesses haben, wählen wir die grafische Form, die seine Struktur am besten widerspiegelt. Flowchart (Flussdiagramm), SIPOC, Swimlane oder BPMN-Diagramme sind die am häufigsten verwendeten Diagramme dafür.
6. Entwicklung einer visuellen Version der Karte
Der nächste Schritt ist die grafische Darstellung des zu analysierenden Prozesses in einem Werkzeug wie dem Miro, Lucidchart, Visio oder FigJam. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Transparenz, die Lesbarkeit und die Fähigkeit, Prozesse kontinuierlich zu bearbeiten und zu aktualisieren, erhalten bleiben.
7. Kartenanalyse und Identifizierung von Problemen
Ist die Karte einmal erstellt, lohnt sich ein kritischer Blick darauf: Wo gibt es Ausfallzeiten? Gibt es doppelte Tätigkeiten? Wo gehen Informationen eher "verloren"? Dies ist der Moment, um Ineffizienzen, Fehler, Kommunikationsprobleme und Engpässe zu erkennen.
8. Vorschläge für Verbesserungen
Ausgehend von den ermittelten Problemen sollten konkrete Verbesserungsvorschläge formuliert werden. Dabei kann es sich um die Vereinfachung des Handlungsablaufs, die Beseitigung unnötiger Schritte, die Neuzuweisung von Verantwortung, die Einführung von Betriebsstandards, die Integration von Systemen oder die Automatisierung sich wiederholender Tätigkeiten handeln. Dies ist der Punkt, an dem die Landkarte aufhört, ein Dokument zu sein, und zu einem praktischen Instrument zur Verbesserung der Unternehmensprozesse wird.
Prozesslandkarte - wie erstellt man sie objektiv?
Eine der größten Herausforderungen bei der Prozessaufnahme ist... unsere eigene Perspektive. Je länger wir in einem Umfeld arbeiten, desto schwieriger ist es, das zu sehen, was für einen Außenstehenden offensichtlich ist. Deshalb ist ist es eine Überlegung wert, einen externen Partner zu engagierender Ihre Prozesse mit einem distanzierten, kühlen und unternehmerischen Filter betrachtet. Dann wird die Prozesslandkarte objektiv sein und auf Fakten basieren, nicht auf internen Überzeugungen.
Bei Intralog verbinden wir Branchenwissen mit langjähriger Projekterfahrung. Seit mehr als 30 Jahren arbeiten wir mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen zusammen, darunter Logistik, E-Commerce, FMCG und Pharma, und kennen daher die Besonderheiten des Tagesgeschäfts sowohl in schnelllebigen Lieferketten als auch in hochpräzisen Umgebungen.
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