„Idź i zobacz na własne oczy”. Tak dosłownie można przetłumaczyć japońskie pojęcie Genchi Genbutsu. Nie musimy jednak odwoływać się do filozofii Kraju Kwitnącej Wiśni, aby zrozumieć jego głębszy sens. W logistyce i szeroko rozumianym biznesie tę zasadę najlepiej opisuje pojęcie obserwacji in situ. Jak to działa w praktyce i dlaczego czasem najprostsze rozwiązania są… na wyciągnięcie wzroku? Nie spowalniały całego pracy magazynu? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.
Nie ufaj raportom. Idź i zobacz, jak działa dany proces
Posłużmy się prostym przykładem: Raport z magazynu wykazuje, że kompletacja zamówień trwa średnio 12 minut, jednak dopiero stojąc obok pracownika zauważasz, że co chwilę musi odkładać skaner, bo brakuje mu prostego uchwytu.
To wydawałoby się nieistotny drobiazg, jednak w skali miesiąca czy roku może kosztować Cię setki nieefektywnych godzin pracy na danym stanowisku. Obserwacja in situ często uzmysławia menedżerom to, co zazwyczaj jest niewidoczne w tabelach. Mogą to być chociażby zbędne ruchy, źle ustawione stanowisko pracy, nieergonomiczne rozwiązania czy po prostu nieefektywny skaner.
W tym wpisie przyjrzymy się obserwacji in situ jako praktycznemu narzędziu służącemu optymalizacji procesów w magazynie. Pokażemy Ci, jak prowadzić ją krok po kroku, na co zwrócić uwagę w poszczególnych strefach i jakie konkretne korzyści może przynieść Twojej organizacji.
Kiedy liczby to za mało?
Raporty pokazują liczby, a liczby oczywiście są potrzebne. Jednak same w sobie nie wytłumaczą, dlaczego coś działa wolniej albo gdzie pojawia się problem. W pracy wielu menedżerów zdarza się, że raporty pokazują jedno, a rzeczywistość wygląda zgoła inaczej.
- Raporty mogą wykazywać standardowe dla danej firmy czasy rozładunku, lecz obserwacja in situ pokazuje, że operatorzy kilkukrotnie wracają do biura po dokumenty, bo nie mają ich przygotowanych przy rampie. Dodanie prostego stolika i segregatora eliminuje problem i skraca proces o kilka minut na każdej dostawie.
- Z kolei w strefie wysyłki wszystko może wyglądać dobrze „na papierze”, ale w praktyce na hali pojawia się chaos, ponieważ ponieważ brakuje strefy buforowej do odkładania palet. To często takie niepozorne detale powodują największe opóźnienia w załadunkach.
Dzięki obserwacji in situ:
- Widzisz rzeczywistość taką, jaka jest, a nie taką, jaką pokazuje Excel.
- Wychwytujesz drobiazgi, które sumują się w godziny, dni i realne koszty.
- Zyskujesz pomysły na usprawnienia, które bardzo często nie wymagają dużych inwestycji.
- Lepiej rozumiesz ludzi i ich codzienne bariery, a to buduje zaufanie i otwiera drogę do prawdziwej współpracy.
Jak przeprowadzić obserwację in situ?
Obserwacja in situ nie wymaga skomplikowanych narzędzi ani specjalnych systemów. To raczej kwestia uważności i konsekwencji. Niekiedy chodzi również o obiektywizm, a będąc wiele lat w jednej organizacji, nie potrafimy… Ważne jest również to, aby analiza działań była prowadzona w naturalnym rytmie pracy i bez wcześniejszego uprzedzania zespołu, aby obraz sytuacji był autentyczny.
Kiedy obserwacja in situ może nie działać?
Menedżerowie często są tak zanurzeni w swoich codziennych zadaniach, że nie dostrzegają wielu niuansów. To całkowicie naturalne, ponieważ przyzwyczajamy się do tego jak coś działa w danej firmie i przestajemy zauważać drobne bariery. Rozwiązaniem może być zaproszenie do procesu zewnętrznego obserwatora. Kogoś, kto nie jest zanurzony w codziennych zadaniach i nie patrzy na magazyn przez pryzmat rutyny. Taka perspektywa pozwala szybciej zauważyć rzeczy, które dla zespołu stały się normą
Obserwacje in situ w Intralog
Projektując optymalizacje w nowej firmie, zawsze zaczynamy od obserwacji in situ. Patrzymy na to, jak faktycznie przebiegają procesy. Analizujemy trasy, ruch pracowników, ergonomię stanowisk i wykorzystanie nowoczesnej technologii. Często okazuje się, że problemy z optymalizacją czasu pracy tkwi w drobnych szczegółach. To właśnie podejście sprawia, że proponowane przez nas rozwiązania są skuteczne, ponieważ bazują nie tylko na analizie wskaźników, ale przede wszystkim na realnym obrazie pracy.
ZAJRZYJ NA NASZE MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE: